Cách xử lý khi hàng bị giữ tại cửa khẩu Trung – Việt

1. Vì sao hàng thường bị giữ tại cửa khẩu Trung Quốc – Việt Nam?

Trong vận chuyển chính ngạch, hải quan chính là “cửa ải sinh tử”. Chỉ cần một lỗi nhỏ về hồ sơ hoặc khai báo, lô hàng có thể bị giữ lại ngay lập tức.

Dưới đây là 5 nguyên nhân phổ biến nhất khiến hàng bị giữ tại cửa khẩu Trung – Việt:

1.1. Sai hoặc thiếu chứng từ hải quan

• Sai mã HS code

• Sai trị giá khai báo

• Thiếu:

  • Hóa đơn thương mại (Invoice)

  • Packing list

  • CO – Giấy chứng nhận xuất xứ

👉 Đây là nguyên nhân “toang” nhiều nhất ngoài thực tế.

Việc khai sai mã HS code là một lỗi phổ biến và có thể bị xử phạt hành chính trong lĩnh vực hải quan tại Việt Nam.

1.2. Hàng hóa thực tế không khớp hồ sơ

• Hàng khai một kiểu – kiểm tra ra một kiểu:

  • Sai chủng loại

  • Sai số lượng

  • Sai mẫu mã

👉 Hải quan có thể nghi ngờ gian lận thuế hoặc nhập hàng cấm → giữ hàng ngay.

1.3. Thiếu giấy phép kiểm tra chuyên ngành

Các mặt hàng dễ “dính chưởng”:

• Mỹ phẩm

• Thực phẩm

• Dược phẩm

• Thiết bị điện – điện tử

👉 Nếu chưa có công bố, kiểm định, hợp quy → hàng sẽ bị giữ để chờ bổ sung.

1.4. Khai báo trị giá thấp hơn thực tế

• Bị nghi trốn thuế

• Hải quan có quyền:

  • Tạm giữ hàng

  • Áp lại giá

  • Truy thu thuế

  • Phạt hành chính

1.5. Nguyên nhân khách quan

• Ùn ứ cửa khẩu

• Siết kiểm tra từ phía Trung Quốc

• Thay đổi chính sách đột xuất

• Cao điểm cuối năm – sau Tết – hậu COVID

Việc kiểm tra hàng hóa không đúng tên khai báo là một phần của quy trình kiểm tra, giám sát hải quan. Nếu phát hiện sự không phù hợp giữa hàng hóa thực tế và tên khai báo, bạn cần tuân theo các quy định và thủ tục xử lý của cơ quan hải quan Việt Nam

2. Quy trình xử lý khi hàng bị giữ tại cửa khẩu

Đây là quy trình thực chiến được Hoa Nam Logistics áp dụng hàng ngày:

Bước 1: Xác định chính xác lý do bị giữ

• Liên hệ ngay:

  • Đơn vị vận chuyển

  • Đại lý hải quan

• Ghi nhận đầy đủ:

  • Số tờ khai

  • Thời điểm bị giữ

  • Thông báo chính thức từ hải quan

🟡 Lưu ý cực quan trọng:
Không nên gọi lung tung nhiều đầu mối → loạn thông tin → chậm xử lý.

Bước 2: Rà soát & bổ sung toàn bộ chứng từ

Kiểm tra lại:

• Invoice

• Packing list

• Contract

• Vận đơn

• CO

• Giấy kiểm định, kiểm dịch, công bố (nếu có)

👉 Rất nhiều lô hàng chỉ cần chỉnh lại hồ sơ là thông quan trong 24–48h.

Bước 3: Làm việc với hải quan qua đơn vị logistics

Nếu doanh nghiệp không trực tiếp khai hải quan → phải ủy quyền cho đơn vị chính ngạch chuyên nghiệp để:

• Giải trình hồ sơ

• Chỉnh lại mã HS

• Làm biên bản điều chỉnh

• Xin kiểm hóa lại nếu cần

🌟 Thực tế tại Hoa Nam:

Rất nhiều case sai HS được xử lý gọn trong 1 ngày làm việc.

Bước 4: Nộp phạt, nộp bổ sung thuế (nếu có)

Nếu bị lập biên bản vi phạm:

• Sai HS

• Khai sai thuế

• Thiếu chứng từ

👉 Chỉ cần:

• Nộp phạt

• Nộp bổ sung thuế
  => Hải quan cho thông quan ngay sau đó.

Bước 5: Rút kinh nghiệm – sửa quy trình

Sau mỗi lần “dính đòn”, doanh nghiệp phải:

• Lưu lại nguyên nhân

• Sửa quy trình khai báo

• Kiểm soát chứng từ chặt ngay từ đầu

• Làm việc với đơn vị logistics có kinh nghiệm thật sự

Xem thêm: Dịch vụ thủ tục hải quan 2025

3. Các tình huống điển hình và hướng xử lý nhanh

👉 Quan trọng nhất vẫn là: xử lý càng sớm – chi phí càng thấp.

4. Cách phòng tránh hàng bị giữ tại cửa khẩu trong tương lai

Phòng luôn rẻ hơn chữa. Doanh nghiệp nên áp dụng 5 nguyên tắc sống còn:

✅ Khai báo chuẩn mã HS – trị giá ngay từ đầu
✅ Chuẩn bị đủ hồ sơ trước khi xuất hàng
✅ Mô tả hàng hóa trùng khớp 100%
✅ Theo dõi chính sách và tình hình biên giới
✅ Làm việc với đơn vị logistics làm chính ngạch thực chiến

Khi hàng bị giữ = doanh nghiệp mất tiền từng ngày.
Hoa Nam hỗ trợ xử lý khẩn cấp 24/7:

• Kiểm tra nguyên nhân giữ hàng

• Rà soát & chỉnh chứng từ

• Đại diện làm việc với hải quan

• Hỗ trợ nộp phạt – nộp thuế bổ sung

• Theo dõi tiến độ & giao hàng tận kho

💬 Cam kết từ Hoa Nam:

“Một ngày hàng bị giữ là một ngày doanh nghiệp mất tiền. Hoa Nam không để điều đó kéo dài.”

5. Kết luận

Hàng bị giữ tại cửa khẩu không hiếm trong hoạt động xuất nhập khẩu.
Nhưng:

• Doanh nghiệp chủ quan → thiệt hại lớn

• Doanh nghiệp chuẩn hồ sơ – đúng quy trình – chọn đúng đối tác → xử lý rất nhanh

👉 Nếu bạn đang gặp sự cố hàng bị giữ tại cửa khẩu Trung – Việt, liên hệ ngay Hoa Nam Logistics để được xử lý nhanh nhất: