Dịch vụ thủ tục hải quan 2025: Quy trình & Báo giá chi tiết

Nếu bạn từng nhập hàng, bạn sẽ hiểu cảm giác “đứng hình mất 5 giây” khi tờ khai bị lỗi, hồ sơ thiếu giấy, hoặc lô hàng bỗng dưng bị vào luồng đỏ. Nghe thì đơn giản, nhưng thủ tục hải quan thực sự là một mê cung giấy tờ, chỉ cần sai 1 chi tiết nhỏ là:

• Hàng bị kẹt cả tuần

• Phát sinh phí lưu bãi

• Chậm tiến độ giao hàng

• Tăng chi phí thuế không đáng

Đó là lý do tại sao doanh nghiệp ngày càng ưu tiên lựa chọn dịch vụ thủ tục hải quan thay vì tự làm — tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro và đảm bảo thông quan trơn tru.

I. Hải quan là gì? Vì sao thủ tục hải quan lại quan trọng đến vậy?

1. Hải quan là gì? (Giải thích dễ hiểu cho người mới nhập hàng)

Hải quan là cơ quan chịu trách nhiệm giám sát toàn bộ hàng hóa, phương tiện xuất – nhập khẩu, chống buôn lậu, kiểm tra tuân thủ pháp luật và quản lý các loại thuế liên quan đến xuất nhập khẩu.
Nói cho dễ hiểu: Không qua Hải Quan thì không có lô hàng nào được hợp pháp chạy vào thị trường Việt Nam.

Tại sao vai trò Hải quan quan trọng?

• Ngăn chặn gian lận thương mại

• Kiểm soát chất lượng hàng hóa

• Thu đúng – thu đủ thuế

• Bảo vệ doanh nghiệp nội địa

• Đảm bảo sự minh bạch trong thương mại quốc tế

2. Thủ tục hải quan là gì?

Thủ tục hải quan là toàn bộ những việc mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện để hàng hóa được thông quan hợp pháp.

Nói kiểu “dân làm nghề”:
Đó là quá trình khai báo – kiểm tra – nộp thuế – nhận hàng.
Thiếu 1 trong 4 là xác định… khỏi lấy hàng về.

II. Quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu – bản chuẩn 2025

Dưới đây là quy trình thực tế đang áp dụng tại các chi cục Hải quan – phiên bản “không màu mè, không lý thuyết suông”.

1. Bước 1: Xác định loại hàng nhập khẩu – Bước quan trọng nhất

Trước khi làm bất kỳ thủ tục nào, doanh nghiệp phải xác định:

• Hàng của mình là hàng thông thường?

• Hay hàng phải công bố hợp quy/hợp chuẩn?

• Hay hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành?

• Có nằm trong nhóm hạn chế – cấm nhập không?

Vì sao bước này quan trọng?

Sai loại → sai HS → sai thuế → bị xử phạt → không thông quan.

2. Bước 2: Kiểm tra bộ chứng từ – Thiếu 1 tờ là “đứng hình”

Doanh nghiệp phải chuẩn bị đủ các chứng từ cơ bản:

• Sale Contract

• Invoice

• Packing List

• Bill of Lading

• Certificate of Origin (nếu có)

• Giấy phép chuyên ngành (nếu cần)

80% lỗi thông quan xảy ra vì thiếu chứng từ, sai thông tin, hoặc nhà cung cấp lập sai tên – mã – số lượng.
Hoa Nam gặp hàng nghìn case mỗi năm và đây là lỗi phổ biến nhất.

3. Bước 3: Khai & truyền tờ khai hải quan

Đây là bước khai báo dữ liệu lên hệ thống VNACCS của Hải quan.

Người khai cần điền:

• Thông tin hàng

• Mã HS

• Trị giá hải quan

• Mức thuế

• Cảng đến

• Điều kiện giao hàng (Incoterms)

Hệ thống sẽ tự động cấp số tờ khai nếu dữ liệu chính xác.

4. Bước 4: Lấy lệnh giao hàng (D/O)

Muốn nhận hàng, doanh nghiệp phải tới hãng tàu/hãng vận chuyển để lấy lệnh D/O.

Hồ sơ gồm:

• CCCD bản sao

• Bill gốc hoặc Bill surrender

• Giấy báo hàng đến

Không có D/O → không thể vào cảng lấy hàng.

5. Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ hải quan và chờ phân luồng

Hệ thống sẽ phân luồng:

Luồng xanh: Chỉ đóng thuế và thông quan ngay.

Luồng vàng: Hải quan kiểm tra hồ sơ giấy → nếu ok thì thông quan.

Luồng đỏ: Kiểm hóa thực tế 100% hoặc 5–10% tùy loại.

Luồng đỏ không đáng sợ, nhưng rất mất thời gian và dễ phát sinh chi phí.
Dịch vụ thủ tục hải quan tốt sẽ giúp giảm tối đa rủi ro phân luồng xấu.

6. Bước 6: Nộp thuế nhập khẩu & VAT

Thuế cần nộp gồm:

• Thuế nhập khẩu

• Thuế VAT

• (Nếu có) Thuế môi trường

• (Nếu có) Thuế tiêu thụ đặc biệt

7. Lưu ý mới 2024–2025:

Một số mặt hàng đang áp dụng VAT 8% theo chính sách hỗ trợ của Chính phủ.
→ Giảm được 2% VAT là giảm ngay cực nhiều chi phí.

8. Bước 7: Đem hàng ra cổng và vận chuyển về kho

Sau khi hoàn tất thuế và thủ tục, doanh nghiệp lấy hàng ra cổng → điều xe → kéo về kho.

Quy trình kết thúc tại đây.

III. Dịch vụ thủ tục hải quan là gì? Vì sao doanh nghiệp nên thuê ngoài?

Dịch vụ thủ tục hải quan là gói dịch vụ mà đơn vị logistics thực hiện toàn bộ quy trình thay doanh nghiệp:

• Kiểm tra chứng từ

• Tư vấn HS

• Khai báo hải quan

• Làm việc với Hải quan

• Lấy D/O

• Kéo hàng ra cổng

• Giao hàng về kho

Vì sao nên thuê dịch vụ hải quan?

• Tiết kiệm thời gian

• Giảm rủi ro phạt & sai sót

• Tối ưu thuế và chi phí

• Được xử lý bởi đội đã có kinh nghiệm hàng nghìn lô

• Đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc thường xuyên

Một lỗi nhỏ khi tự làm có thể khiến doanh nghiệp mất vài chục triệu.
Thuê chuyên gia xử lý luôn rẻ hơn sửa sai.

Hoa Nam Logistics – đối tác thông quan chuẩn chỉnh cho mọi doanh nghiệp

Hoa Nam là đơn vị hơn 10 năm kinh nghiệm, xử lý hơn 200 tấn + 1050 m³ hàng mỗi năm, hỗ trợ hơn 70+ doanh nghiệp trong và ngoài nước.

Chúng tôi hỗ trợ:

• Tư vấn mã HS chính xác

• Check thuế trước khi nhập để tránh rủi ro

• Khai báo, truyền tờ khai chuẩn chỉnh

• Xử lý luồng vàng – đỏ

• Làm C/O, xin giấy phép, kiểm dịch, hợp quy

• Báo phí trước – minh bạch – không phát sinh

Cảm ơn bạn đã đọc hết bài viết này. Nếu bạn đang:

• Chuẩn bị nhập hàng

• Gặp rắc rối về thủ tục hải quan

• Không chắc về thuế, HS hay hồ sơ

• Hoặc muốn báo giá dịch vụ trọn gói

Thì cứ liên hệ Hoa Nam Logistics — đội ngũ CSKH của chúng tôi hỗ trợ 24/7, nhanh – chuẩn – không delay, giúp bạn thông quan an toàn và tối ưu chi phí nhất.