Hồ sơ chứng từ khi vận chuyển chính ngạch Trung Quốc – Việt Nam

Thương mại Trung – Việt càng lúc càng bùng nổ, và chính ngạch gần như “chân ái” cho mọi doanh nghiệp muốn ổn định, minh bạch và mở rộng quy mô. Chỉ có điều… bộ hồ sơ chứng từ của nó thì không phải dạng vừa. Lệch một cái là tắc biên, delay hàng, mất tiền như chơi.

Vì sao hồ sơ chứng từ là thứ không được sai?

Vì đây là căn cứ để hải quan quyết định: thông quan nhanh hay "mời bạn lên phường". Mọi thông tin về nguồn gốc – trị giá – mã HS – thuế suất đều nằm ở đây.

Muốn nhập hàng mượt? Chỉ cần chuẩn hồ sơ.

Một bộ chứng từ chuẩn chỉnh = hạn chế rủi ro + nhanh thông quan + không tốn phí phát sinh.

Dựa trên kinh nghiệm xử lý hàng nghìn lô của Hoa Nam Logistics, đây là bản liệt kê đầy đủ – dễ hiểu – áp dụng được ngay.

1. Tầm quan trọng của hồ sơ chứng từ chính ngạch

Hồ sơ chứng từ không chỉ để “lấy lệ”, mà là nền tảng pháp lý giúp hải quan xác định mọi thông tin liên quan đến lô hàng. Thiếu là dở, sai là toang.

Tại sao quan trọng?

• Xác định đúng xuất xứ, mã HS, thuế nhập khẩu, VAT.

• Hỗ trợ doanh nghiệp hạch toán – khấu trừ VAT đầu vào.

• Là bằng chứng khi kiểm tra sau thông quan.

Rủi ro khi sai hoặc thiếu chứng từ

• Bị giữ hàng ở cửa khẩu.

• Bị tham vấn giá, truy thu thuế, phạt hành chính.

• Bị từ chối thông quan do thiếu giấy phép chuyên ngành.

Expert Note: 90% lỗi doanh nghiệp mắc phải đến từ Invoice, Packing List và tờ khai không khớp nhau.

Hồ sơ chính ngạch là bộ chứng từ pháp lý đầy đủ và minh bạch, cần thiết cho hoạt động xuất nhập khẩu (XNK) chính thống, tuân thủ mọi quy định pháp luật của các quốc gia liên quan

2. 10 loại hồ sơ chứng từ cần thiết khi vận chuyển chính ngạch

Dưới đây là bộ chứng từ “bắt buộc phải có” để hải quan gật đầu thông quan:

2.1. Hợp đồng mua bán – Sales Contract

Đây là nền tảng pháp lý đầu tiên. Không có Contract, những chứng từ còn lại đều mất giá trị.

Cần có gì trong Contract?

• Tên hàng

• Đơn giá – tổng giá

• Điều kiện giao hàng (Incoterms)

• Điều khoản thanh toán

• Số lượng, quy cách

Tip từ Hoa Nam:

Nên yêu cầu bản song ngữ Anh – Trung, có ký – đóng dấu đầy đủ.

2.2. Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice

Đây là “linh hồn” để tính thuế nhập khẩu và VAT.

Hóa đơn thương mại gồm những gì?

• Tên hàng + mô tả

• Đơn giá, tổng giá

• Điều kiện giao hàng

• Thông tin người bán – người mua

• Mã HS (nếu có)

⚠️ Cảnh báo: Đừng “khai thấp giá”. Hải quan có bảng giá tham chiếu, cãi không lại.

2.3. Phiếu đóng gói – Packing List

Packing List = bản đồ chi tiết của từng kiện hàng. Mỗi con số lệch là một dấu hỏi cho hải quan.

Thông tin bắt buộc

• Số kiện

• Kích thước

• Trọng lượng tịnh/cả bì

• Chi tiết đóng gói từng mặt hàng

2.4. Vận đơn – Bill of Lading (B/L) hoặc AWB

Bill chính là bằng chứng bạn đã giao hàng cho đơn vị vận chuyển.

Phân loại Bill of Lading: 

• B/L (đường biển): LCL hoặc FCL

• AWB (đường hàng không): Hàng gọn, cần nhanh

Note: Bản scan có mộc của Forwarder là đủ khi khai báo.

2.5. Giấy chứng nhận xuất xứ – CO

Thiếu CO = tự bỏ đi 5–15% thuế ưu đãi. Lãng phí không tưởng.

Các form CO thường dùng:

• Form E

• Form RCEP

Lưu ý:

Luôn yêu cầu bản gốc. Không bản gốc = không ưu đãi thuế.

CO là một tài liệu pháp lý quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, xác nhận nguồn gốc của hàng hóa được sản xuất tại một quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cụ thể

2. 6. Giấy phép nhập khẩu (nếu có)

Áp dụng cho các mặt hàng:

• Mỹ phẩm

• Thực phẩm

• Thiết bị y tế

• Hóa chất

• Đồ điện tử đặc biệt

Tip: Kiểm tra sớm trước khi đặt hàng để tránh nằm cảng chờ giấy.

2. 7. Tờ khai hải quan – Customs Declaration

Đây là chứng từ “chốt hạ” hiển thị toàn bộ dữ liệu lô hàng.

Tờ khai hải quan cần đảm bảo: 

• Khớp hoàn toàn với Invoice

• Khớp Packing List

• Khớp Contract

• Mã HS đúng – thuế suất chuẩn

Sai một chữ → hệ thống báo đỏ ngay.

2.8. Chứng từ thanh toán quốc tế

Ví dụ:

• Lệnh chuyển tiền T/T

• Sao kê L/C

• Thanh toán qua Alipay / WeChat có chứng nhận ngân hàng

Cơ quan hải quan có thể yêu cầu để đối chiếu giá trị hợp đồng.

2.9. Chứng từ vận tải nội địa – DO, biên bản bàn giao

Chứng từ vận tải nội địa tùy phương thức:

• Đường bộ: biên bản giao nhận container, tem niêm phong

• Đường biển: Delivery Order + biên bản bàn giao

2.10. Chứng từ bổ sung theo mặt hàng

Chứng từ bổ sung theo mặt hàngao gồm:

• CQ (Chứng nhận chất lượng)

• CA (Chứng nhận an toàn)

• Test Report

• Giấy chứng nhận hợp quy

• Hồ sơ nhãn mác – thương hiệu

Hoa Nam có checklist riêng theo từng ngành hàng: thời trang – điện tử – mỹ phẩm – máy móc → đảm bảo không thiếu giấy tờ nào.

3. Checklist tóm tắt bộ hồ sơ chứng từ

Xem thêm: Cách tra cứu mã HS Code chuẩn nhất 2025

4. Những lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại

- Sai mã HS: Dẫn đến áp sai thuế, bị kiểm tra chuyên ngành cưỡng bức.

- Khai thấp giá trị (Undervaluation): Hải quan tham vấn giá, truy thu + phạt.

- Dữ liệu trên chứng từ không khớp nhau: Lỗi này cực phổ biến và là lý do khiến hồ sơ bị trả về.

- CO không hợp lệ: Do sai form, sai chữ ký, sai tên hàng.

- Thiếu giấy phép chuyên ngành: Hàng nằm cảng chờ giấy, tốn phí lưu kho – lưu bãi.

Việc nhập sai Mã HS code (mã Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa) là một sai sót nghiệp vụ nghiêm trọng trong khai báo hải quan, có thể dẫn đến nhiều hậu quả pháp lý và tài chính cho doanh nghiệp.

5. Dịch vụ hỗ trợ chứng từ chính ngạch từ Hoa Nam Logistics

Hoa Nam hỗ trợ những gì?

• Tư vấn chuẩn bị chứng từ ngay từ khi đặt hàng

• Kiểm tra mã HS – thuế – thông tin hồ sơ

• Xin giấy phép (CO, CQ, hợp quy…)

• Soát lỗi trước khi khai báo

• Lưu trữ hồ sơ đúng chuẩn kiểm tra sau thông quan

Điểm mạnh nổi bật

• 10+ năm kinh nghiệm xử lý hàng chính ngạch

• Bộ phận Pre-clearance Review giảm 99% rủi ro hồ sơ

• Hỗ trợ 24/7

• Minh bạch – nhanh – không phát sinh phí ẩn

Hồ sơ chứng từ chính ngạch giống như “vé thông hành” cho lô hàng của bạn. Chuẩn thì đi cực nhanh, sai thì delay mệt nghỉ. Chỉ cần chuẩn bị đúng – đủ – khớp, bạn đã tiết kiệm được một đống thời gian và chi phí.

Nếu bạn cần một đội chuyên nghiệp đứng sau để lo trọn gói từ hồ sơ đến thông quan, Hoa Nam Logistics luôn sẵn sàng đồng hành.

🙏 Cảm ơn bạn đã đọc tới đây!
Nếu cần tư vấn hồ sơ, mã HS, thuế suất hay hỗ trợ thông quan – cứ nhắn cho Hoa Nam nhé.
Chúng tôi luôn online và luôn sẵn sàng “gánh” hàng cho bạn.