Hồ Sơ Chứng Từ Vận Chuyển Chính Ngạch Trung – Việt 2026

Trong bối cảnh thương mại Trung – Việt tăng trưởng mạnh, vận chuyển chính ngạch không còn là lựa chọn – mà là tiêu chuẩn bắt buộc với doanh nghiệp làm ăn bài bản, lâu dài.

Nhưng thực tế cho thấy:

• Rất nhiều lô hàng không tắc ở biên giới

• Mà tắc vì… hồ sơ chứng từ

Chỉ cần:

• Sai 1 mã HS

• Thiếu 1 giấy phép chuyên ngành

• Hoặc Invoice – Packing List không khớp

👉 Lô hàng có thể bị giữ lại, tham vấn giá, truy thu thuế, phát sinh chi phí kho bãi.

Bài viết này tổng hợp 10 loại chứng từ bắt buộc khi vận chuyển chính ngạch Trung Quốc – Việt Nam, dựa trên kinh nghiệm xử lý thực tế hơn 10 năm của Hoa Nam Logistics.

I. Vì sao hồ sơ chứng từ là “xương sống” của vận chuyển chính ngạch?

Vận chuyển chính ngạch = nhập khẩu hợp pháp, được Nhà nước công nhận, có thể:

• Hạch toán chi phí

• Khấu trừ VAT

• Phát triển doanh nghiệp bền vững

📌 Bộ hồ sơ chứng từ là căn cứ để:

• Hải quan xác định xuất xứ – trị giá – mã HS – thuế suất

• Doanh nghiệp chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa

• Tránh rủi ro kiểm tra sau thông quan

📌Rủi ro khi hồ sơ sai hoặc thiếu:

• Hàng bị giữ tại cửa khẩu, chậm 3–10 ngày

• Phải khai sửa tờ khai, phát sinh phí

• Bị truy thu thuế – phạt hành chính do khai sai

💡 Kinh nghiệm Hoa Nam Logistics:
90% ca chậm thông quan đến từ lỗi hồ sơ, không phải do hàng hóa.

Hồ sơ chính ngạch là bộ chứng từ đầy đủ, hợp pháp (như Hợp đồng, Hóa đơn, Vận đơn, Tờ khai hải quan...) chứng minh hàng hóa được nhập/xuất khẩu hợp pháp, tuân thủ quy định hải quan và nộp thuế đầy đủ, khác với "tiểu ngạch" (không chính thức, rủi ro cao). 

II. Danh mục 10 chứng từ bắt buộc khi vận chuyển chính ngạch Trung – Việt

1. Hợp đồng mua bán hàng hóa (Sales Contract)

Mục đích:
Xác nhận thỏa thuận pháp lý giữa người bán (Trung Quốc) và người mua (Việt Nam).

Nội dung bắt buộc:

• Tên hàng – số lượng – đơn giá

• Tổng giá trị

• Điều kiện giao hàng (Incoterms 2020)

• Điều khoản thanh toán

🟢 Khuyến nghị từ Hoa Nam:
Luôn dùng hợp đồng song ngữ (Anh – Trung hoặc Anh – Việt), có ký & đóng dấu đầy đủ.

2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Mục đích:
Căn cứ tính thuế nhập khẩu và VAT.

⚠️ Lưu ý cực quan trọng:

• Giá Invoice phải khớp với giá khai hải quan

• Không nên “khai thấp giá” → rất dễ bị tham vấn giá & truy thu

3. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)

Mục đích:
Thể hiện chi tiết:

• Số kiện

• Trọng lượng tịnh / cả bì

• Thể tích

💡 Tip thực chiến:
Invoice – Packing List lệch trọng lượng = hải quan nghi ngờ khai sai ngay.

4. Vận đơn (Bill of Lading – B/L hoặc Airway Bill – AWB)

Mục đích:
Xác nhận đơn vị vận chuyển đã nhận hàng.

• B/L: đường biển (FCL, LCL)

• AWB: đường hàng không

👉 Khi khai hải quan: bản scan có dấu mộc là đủ.

5. Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – Certificate of Origin)

Mục đích:
Hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu theo hiệp định:

• Form E

• RCEP

💰 Không có C/O hợp lệ → mất ưu đãi thuế 5–15%

🟢 Hoa Nam khuyến nghị:
Luôn yêu cầu C/O gốc bản cứng, đúng form, đúng thông tin.

6. Giấy phép nhập khẩu (nếu có)

Áp dụng cho hàng có điều kiện, ví dụ:

• Mỹ phẩm

• Thực phẩm

• Thiết bị y tế

• Hóa chất, vật liệu xây dựng

❗ Giấy phép phải có trước khi hàng về – không xin “bổ sung sau”.

7. Tờ khai hải quan nhập khẩu

Mục đích:
Khai báo toàn bộ thông tin lô hàng trên hệ thống VNACCS/VCIS.

💡 Mẹo chuyên gia:
Chỉ cần sai 1 chi tiết nhỏ (số kiện, trọng lượng) → hệ thống báo lỗi ngay.

8. Chứng từ vận tải nội địa & biên giới

Tùy phương thức vận chuyển:

• Đường bộ: biên bản giao nhận, niêm phong container

• Đường biển: Delivery Order (DO), biên bản bàn giao

👉 Hoa Nam có đội hỗ trợ trực tiếp tại Hữu Nghị – Móng Cái – Hải Phòng.

9. Chứng từ thanh toán quốc tế

Mục đích:
Chứng minh giá trị thanh toán thực tế khi tham vấn giá.

Hình thức:

• T/T, L/C

• Alipay – WeChat Pay (có xác nhận)

10. Chứng từ bổ sung theo từng nhóm hàng

Ví dụ:

• CQ, CA

• Test Report

• Kiểm tra hợp quy

• Hồ sơ nhãn mác

🧩 Hoa Nam có checklist riêng cho từng nhóm hàng, giúp chuẩn bị đúng ngay từ đầu.

III. Bảng checklist tổng hợp hồ sơ chứng từ chính ngạch

5 lỗi hồ sơ khiến hàng bị chậm thông quan nhiều nhất

❌ Sai mã HS
❌ Khai thấp giá trị
❌ Chứng từ không khớp nhau
❌ C/O sai form, sai thông tin
❌ Thiếu giấy phép chuyên ngành

✅ Hoa Nam Logistics có quy trình Pre-clearance Review, kiểm tra hồ sơ trước khai báo → hạn chế tối đa luồng đỏ & trả hồ sơ.

Xem thêm: Cách tra cứu mã HS chuẩn nhất

IV. Dịch vụ hỗ trợ hồ sơ & thông quan chính ngạch của Hoa Nam Logistics

Hoa Nam không chỉ vận chuyển – mà đồng hành từ khâu giấy tờ:

• Tư vấn chuẩn bị chứng từ từ lúc đặt hàng

• Soát mã HS – thuế – hồ sơ trước khai báo

• Hỗ trợ xin C/O, giấy phép, chứng nhận

• Lưu trữ hồ sơ chuẩn kiểm tra sau thông quan

🎯 Cam kết:
“Đủ hồ sơ – Đúng luật – Thông quan nhanh – Không chi phí ẩn”

Hồ sơ chứng từ chính là chìa khóa quyết định tốc độ thông quan và độ an toàn pháp lý của lô hàng nhập khẩu chính ngạch.

Nếu bạn:

• Muốn nhập hàng Trung Quốc đúng luật – lâu dài

• Không muốn “đánh cược” với hồ sơ

• Cần một đơn vị hiểu luật – rành thực tế

👉 Hoa Nam Logistics sẵn sàng đồng hành cùng bạn.