HỒ SƠ THỦ TỤC NHẬP KHẨU CHÍNH NGẠCH TRUNG QUỐC (A–Z CHUẨN)

Nếu bạn đang nhập hàng Trung Quốc về Việt Nam bằng đường chính ngạch mà chưa nắm chắc thủ tục – thật sự rất nguy hiểm. Không ít doanh nghiệp mất 5–15 ngày chỉ vì thiếu một phiếu đóng gói, invoice ghi sai Incoterms, hay C/O không hợp lệ.
Tệ hơn, khai sai mã HS hoặc không chuẩn bị đúng hồ sơ chuyên ngành có thể khiến bạn bị truy thu thuế, phạt hành chính, hoặc bị chuyển luồng đỏ liên tục.

Hàng hóa nằm lại cửa khẩu mỗi ngày là tiền bốc hơi: phí lưu bãi, phí lưu container, phí đổi lệnh, phí nâng hạ… tất cả đều đội lên.
Và đáng tiếc là: 90% lỗi này đều đến từ việc không hiểu đúng hồ sơ nhập khẩu chính ngạch.

I. Nhập khẩu chính ngạch là gì & vì sao bạn bắt buộc phải làm đúng ngay từ đầu?

1. Nhập khẩu chính ngạch – Doanh nghiệp cần hiểu đúng, không hiểu theo “truyền miệng”

Nhiều người nghĩ rằng “có hợp đồng là chính ngạch”. Sai. Chính ngạch là một hệ thống điều kiện pháp lý đầy đủ:

• Có hợp đồng thương mại hợp pháp

• Có invoice – packing list chuẩn

• Có vận đơn

• Có CO (nếu hưởng ưu đãi thuế)

• Có khai báo VNACCS đầy đủ

• Có nộp thuế và thực hiện các kiểm tra chuyên ngành bắt buộc

Điều bạn nhận về khi làm đúng chính ngạch:

• Được hoàn/khấu trừ VAT đầu vào

• Đưa vào giá vốn hợp pháp

• Giảm 70% rủi ro bị kiểm tra sau thông quan

• Được bảo vệ quyền lợi khi tranh chấp với supplier Trung Quốc

• Không lo phạt buôn lậu, phạt trốn thuế, tịch thu hàng

Tư duy phản biện:
Rất nhiều chủ shop nhỏ lẻ cho rằng “tiểu ngạch rẻ hơn – nhanh hơn”, nhưng thực tế chi phí ẩn của tiểu ngạch cao hơn nhiều: hàng kẹt biên, thất lạc, bị hải quan siết đột xuất, phạt hàng hóa.
Nếu bạn muốn kinh doanh bền – chính ngạch luôn là lựa chọn đúng.

II. Bộ hồ sơ nhập khẩu chính ngạch từ Trung Quốc – phiên bản tối ưu, không lan man

2. Bộ hồ sơ nhập khẩu chuẩn chính ngạch Trung Quốc

2.1. Hồ sơ từ phía Trung Quốc

Dù INCOTERMS là EXW, FOB hay CIF thì bộ chứng từ chuẩn phải có:

• Commercial Invoice: Giá trị giao dịch, điều kiện giao hàng.
  → Sai giá = bị tham vấn trị giá.

• Packing List: Quy cách, số lượng, trọng lượng, mã kiện.
  → Không khớp với Invoice = “chắc chắn” bị hỏi.

• Contract: Điều khoản thanh toán – giao hàng.
  → Contract và invoice lệch nhau = hệ thống tự động nghi ngờ rủi ro.

• Bill of Lading / Vận đơn đường bộ/đường sắt.
  → Vận đơn phải khớp ngày, khớp số container.

• C/O Form E (nếu có):
  → Phải đúng mẫu, đúng dấu, không tẩy xóa – sai 1 chi tiết = mất ưu đãi thuế.

• Giấy phép xuất khẩu (nếu hàng thuộc diện quản lý).

2.2. Hồ sơ chuẩn bị tại Việt Nam

• Tờ khai VNACCS

• Giấy phép nhập khẩu (nếu có)

• Chứng từ kiểm tra chuyên ngành: ATTP, kiểm dịch, hợp quy, kiểm tra chất lượng…

• Chữ ký số & tài khoản VNACCS/VNSW

Phân tích chuyên sâu:
Nhiều doanh nghiệp bị luồng đỏ do khai mã HS không khớp bản chất hàng, hoặc chọn HS thuế thấp để “tiết kiệm”. Thực tế, bị phát hiện sẽ bị truy thu + phạt gấp nhiều lần.

2.3. Lưu ý thực tế khi làm hồ sơ (đây là chỗ khách hàng hay sai nhất)

• C/O sai ngày phát hành so với vận đơn → MẤT ưu đãi thuế ngay lập tức

• Invoice ghi sai điều kiện INCOTERMS → bị yêu cầu giải trình

• PL ghi sai trọng lượng → bị yêu cầu soi chiếu

• Hàng tiêu dùng, thực phẩm, mỹ phẩm → 100% phải chuẩn bị hồ sơ chuyên ngành trước

3. Quy trình khai báo hải quan nhập khẩu – phiên bản tối giản nhưng chuẩn nhất

Dưới đây là quy trình thực tế mà doanh nghiệp XNK chuyên nghiệp đang áp dụng:

Bước 1 – Chuẩn bị & đối chiếu chứng từ (bắt buộc 100% trùng khớp)

Nỗi đau lớn nhất của doanh nghiệp là: chứng từ từ Trung Quốc thường sai.
Do đó, bước 1 luôn là: đối chiếu chéo từng dòng:

• Invoice ↔️ Packing List

• Invoice ↔️ Hợp đồng

• Invoice ↔️ Vận đơn

• C/O ↔️ Mã HS và mô tả hàng

• PL ↔️ Trọng lượng thực tế

Chỉ 1 con số lệch = hàng bị giữ lại kiểm tra.

Bước 2 – Khai tờ khai VNACCS

Khai sai mã HS → phạt
Khai sai trị giá → tham vấn
Khai sai số lượng → soi chiếu
Khai sai điều kiện giao hàng → truy thu

VNACCS sẽ phân 3 luồng:

• Luồng xanh: Thông quan luôn, không kiểm tra

• Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ giấy

• Luồng đỏ: Mở container kiểm hàng

Ai cũng muốn luồng xanh, nhưng để được luồng xanh thường phải có:

• lịch sử tuân thủ tốt

• hồ sơ khớp tuyệt đối

• mặt hàng không nhạy cảm

Bước 3 – Kiểm tra hồ sơ & hàng hóa

Nếu bị luồng vàng/đỏ:

• Hải quan yêu cầu đối chiếu chứng từ

• Có thể mở container kiểm thực tế

• Nếu hàng thuộc diện chuyên ngành chưa có kết quả → bị giữ tiếp

Bước 4 – Nộp thuế

Các loại thuế thường gặp:

• Thuế nhập khẩu (ưu đãi nếu có C/O)

• Thuế VAT 8–10%

• Thuế TTĐB (nếu mặt hàng có)

Bước 5 – Thông quan & nhận hàng

Doanh nghiệp lấy hàng tại:

• Cảng biển

• ICD

• Kho ngoại quan

• Cửa khẩu biên giới

Bước 6 – Lưu hồ sơ 5 năm & hậu kiểm

Hải quan có quyền kiểm tra trong 5 năm.
Doanh nghiệp khai sai → truy thu + phạt.

III. Vậy bước tiếp theo bạn nên làm gì để không mắc sai lầm khi nhập khẩu?

Nếu bạn là doanh nghiệp nhỏ, mới làm XNK, hoặc không chắc về mã HS – hồ sơ – chuyên ngành… thì tự làm 100% gần như chắc chắn sẽ gặp lỗi.

Để tối ưu, bạn cần:

Checklist hành động ngay

• Soạn bộ hồ sơ theo đúng cấu trúc trên

• Rà soát 100% chứng từ trước khi truyền tờ khai

• Tối ưu mã HS theo đúng quy định (không chọn mã thấp tùy tiện)

• Thực hiện kiểm tra chuyên ngành trước khi hàng về

• Lưu hồ sơ đầy đủ để tránh hậu kiểm