Khi nào nên chọn vận chuyển chính ngạch Trung – Việt?

1. Khi đơn hàng không chỉ là… đơn hàng

Bạn đang nhập hàng từ Taobao, 1688, Tmall hay deal trực tiếp với xưởng Trung Quốc? Giá rẻ – chất xịn – mẫu mã đẹp, nghe là mê. Nhưng nói thật một câu: nhập hàng là một chuyện, đưa được hàng về an toàn – hợp pháp – đủ giấy tờ lại là chuyện khác.

Trên thị trường có hai kiểu vận chuyển phổ biến:

• Tiểu ngạch: nhanh – rẻ – tiện nhưng không chứng từ, rủi ro cao.

• Chính ngạch: hợp pháp – minh bạch – tối ưu doanh nghiệp nhưng chi phí nhỉnh hơn.

Vậy rốt cuộc lúc nào bắt buộc phải chính ngạch, lúc nào nên chính ngạch, và vì sao các doanh nghiệp lớn chỉ chơi chính ngạch?
Ok, vô phần quan trọng nè!

Vận chuyển chính ngạch không bị giới hạn về số lượng hay trọng lượng hàng hóa, ngược lại, lượng hàng càng lớn thì chi phí vận chuyển trên từng đơn vị sản phẩm càng được tối ưu.

2. Vì sao việc chọn hình thức vận chuyển lại quan trọng đến vậy?

Không phải “đưa hàng qua biên giới là xong”. Hình thức vận chuyển sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tiền – tốc độ – pháp lý, tức là 3 yếu tố sống còn của doanh nghiệp.

• Ảnh hưởng đến chi phí:
  Tiểu ngạch rẻ trước mắt, nhưng chính ngạch lại giúp doanh nghiệp được khấu trừ VAT → tiết kiệm tiền dài hạn.

• Ảnh hưởng đến tốc độ:
  Tiểu ngạch có thể nhanh… nhưng khi tắc biên nó đứng luôn 2–4 tuần.
  Chính ngạch có lịch trình rõ: 3–5 ngày ổn định.

• Ảnh hưởng đến pháp lý:
  Tiểu ngạch = no chứng từ = rủi ro kiểm tra thị trường → mất hàng.
  Chính ngạch = đầy đủ giấy tờ → minh bạch, an tâm.

Muốn phát triển bền vững thì phải hiểu khi nào nên chọn chính ngạch.

Xem thêm: Danh mục hàng hóa Nhóm 2 và kiểm tra chất lượng mới nhất 

3. 4 Trường hợp phải chọn vận chuyển chính ngạch (hoặc nên chọn)

3.1. Hàng giá trị cao: điện tử – máy móc – công nghệ

Nếu lô hàng từ 200 triệu trở lên, hoặc hàng dễ hỏng, dễ thất thoát như:

• Máy móc công nghiệp

• Thiết bị điện tử

• Linh kiện công nghệ

• Thiết bị y tế

→ Đi chính ngạch là bắt buộc.

Lợi ích rõ ràng:

• Có khai báo hải quan đầy đủ

• Hưởng bảo hiểm hàng hóa 100%

• Nếu có sự cố, được bồi thường theo chuẩn quốc tế

Nói chung: hàng đắt mà đi tiểu ngạch là “căng như dây đàn”.

Hàng hóa giá trị cao nhập khẩu chính ngạch được kiểm soát chặt chẽ về trị giá khai báo để tính thuế. 

3.2. Hàng có hợp đồng thương mại + cần thanh toán quốc tế

Nếu bạn thanh toán với nhà cung cấp qua ngân hàng, tức là thanh toán quốc tế → ngân hàng yêu cầu đủ bộ chứng từ:

• Hợp đồng

• Invoice

• Packing list

• Tờ khai nhập khẩu

=> Chỉ chính ngạch đáp ứng được.

3.3. Doanh nghiệp cần hóa đơn VAT để hạch toán

Đây là lý do phổ biến nhất.

Nhập chính ngạch bạn sẽ có:

• Tờ khai hải quan

• Hóa đơn VAT đầu vào

• Chứng từ hợp lệ cho kế toán

→ Giúp doanh nghiệp khấu trừ VAT, minh bạch sổ sách, giảm thuế TNDN.
Không ai muốn công ty “sổ sách lung tung” khi lên kiểm toán đâu.

3.4. Hàng yêu cầu kiểm định / giấy phép chuyên ngành

Một số mặt hàng pháp luật quy định bắt buộc phải chính ngạch:

• Mỹ phẩm → cần công bố

• Thực phẩm, đồ uống → cần kiểm tra ATTP

• Thực phẩm chức năng → kiểm nghiệm

• Đồ chơi trẻ em → chứng nhận hợp quy CR

Tiểu ngạch 100% không làm được mấy cái này.

Với một số mặt hàng đặc chưng, sẽ phải tiến hàng làm thủ tục kiểm định, kiểm tra chất lượng trước khi được nhập khẩu chính ngạch vào Việt Nam

4. Rủi ro khi không vận chuyển chính ngạch

Nghe tiểu ngạch rẻ thì vui thật… nhưng sau đây là combo rủi ro mà doanh nghiệp nào cũng “sợ xanh mặt”:

4.1. Bị giữ hàng, mất hàng tại biên giới

Mỗi lần siết biên là một lần “người vận chuyển cũng khóc thét”.

4.2. Không có chứng từ hợp lệ

Khi Quản lý thị trường ghé thăm:

• Không xuất trình được giấy tờ

• Không chứng minh được nguồn gốc
  → bị phạt, tịch thu, đóng cửa hoạt động.

Nặng thật sự.

4.3. Ảnh hưởng uy tín thương hiệu

Chuỗi cung ứng bị tắc = giao hàng trễ = đối tác hủy hợp đồng.
Uy tín doanh nghiệp xây 5 năm – sập trong 5 ngày.

5. Lợi ích dài hạn khi chọn vận chuyển chính ngạch

Đây mới là lý do các doanh nghiệp lớn chỉ dùng chính ngạch.

5.1. Nâng tầm uy tín doanh nghiệp

Partner lớn (siêu thị, chuỗi bán lẻ) yêu cầu:

• Hóa đơn VAT

• Nguồn gốc rõ ràng

• Chứng từ minh bạch

Chính ngạch đáp ứng trọn bộ.

5.2. Dễ làm việc với đối tác quốc tế

Nhà cung cấp cũng thích làm việc với khách hàng nghiêm túc.
Doanh nghiệp rõ ràng sẽ được ưu tiên về giá – thời gian sản xuất – chính sách.

5.3. Tránh rủi ro pháp lý

Không lo bị gọi tên bởi thuế, QLTT, hải quan.
Tập trung phát triển kinh doanh thay vì “trốn gió”.

Dưới đây là ví dụ thực tiễn doanh nghiệp chuyển từ tiểu ngạch sang chính ngạch: 

Công ty B (nhập đồ gia dụng thông minh) trước đây đi tiểu ngạch để tiết kiệm ~5% chi phí.

Cuối năm 2023:
👉 Lô hàng 750 triệu bị kẹt 4 tuần do siết biên.
👉 Bị hủy hợp đồng cung cấp cho chuỗi siêu thị lớn.
👉 Mất uy tín + chịu phạt giao hàng chậm.

Sau cú sốc, công ty chuyển hẳn sang chính ngạch 100%.

Kết quả:

• Hàng về đều 3–5 ngày

• Có VAT để khấu trừ

• Ký lại thành công hợp đồng với siêu thị

• Doanh thu tăng 30% trong quý sau

Bài học:
Chi phí chính ngạch không phải chi phí – nó là khoản đầu tư để ngủ ngon.

7. Muốn đi lâu dài thì phải đi đường đúng

Nếu bạn test hàng, kinh doanh nhỏ lẻ → tiểu ngạch vẫn ổn.
Nhưng nếu bạn muốn:

• mở rộng quy mô

• có VAT

• làm việc với đối tác lớn

• nhập hàng chuyên nghiệp

• giảm rủi ro pháp lý

→ Chính ngạch là con đường duy nhất và bền vững nhất.

Cảm ơn bạn đã đọc tới đây — đúng kiểu “có tâm thì trời không phụ”. Nếu bạn đang không chắc lô hàng của mình có bắt buộc chính ngạch hay không, hoặc muốn được phân tích chi phí từng phương án, cứ mạnh dạn liên hệ Hoa Nam Logistics. Tụi mình support từ A–Z, đúng người đúng việc, nhanh – chuẩn – không vòng vo.