Phân Luồng Hải Quan Là Gì? Hiểu Đúng Để Không “Dính Đòn” Khi Thông Quan

I. Vì sao doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải quan tâm phân luồng hải quan?

Hầu hết doanh nghiệp mới vào nghề đều… “choáng” khi lần đầu truyền tờ khai và rơi đúng luồng đỏ. Không phải vì hàng sai, mà vì không hiểu hệ thống phân luồng vận hành thế nào. Luồng hải quan không chỉ là ba màu xanh – vàng – đỏ, nó là “bản án” quyết định tốc độ thông quan, chi phí, và đôi khi là cơ hội kinh doanh.

Một tờ khai chậm 1–2 ngày có thể khiến doanh nghiệp:

• cháy deadline giao hàng,

• chịu phí lưu container, lưu kho,

• mất uy tín với khách hàng,

• tăng chi phí logistics.

Vậy nên: hiểu phân luồng = giảm rủi ro + tối ưu tốc độ + tiết kiệm tiền thật.

II. Phân luồng hải quan là gì? Và nó hoạt động ra sao?

Phân luồng hải quan là cơ chế đánh giá rủi ro của cơ quan Hải quan thông qua hệ thống VNACCS/ECUS.
Khi doanh nghiệp truyền tờ khai, hệ thống tự động căn cứ vào:

• lịch sử tuân thủ hải quan của doanh nghiệp,

• nhóm hàng, mã HS, thuế, trị giá,

• mức rủi ro của mặt hàng,

• yêu cầu kiểm tra chuyên ngành,

• các dấu hiệu bất thường so với dữ liệu thị trường.

…để quyết định doanh nghiệp rơi vào luồng xanh – luồng vàng – hoặc luồng đỏ.

Ý nghĩa thật sự của phân luồng

• Luồng xanh = thông quan nhanh, gần như không phải xuất trình hồ sơ giấy.

• Luồng vàng = bị soi hồ sơ, phải giải trình giấy tờ nhưng không mở hàng.

• Luồng đỏ = kiểm hóa thực tế hàng hóa + kiểm tra hồ sơ.

Nói thẳng: Doanh nghiệp càng sạch – càng minh bạch – càng dễ vào xanh.
Còn làm sai, làm ẩu, làm đối phó → hệ thống nhớ hết.

III. Phân tích chuyên sâu từng luồng – doanh nghiệp đau ở đâu?

1. Luồng Xanh – “Vé VIP” Ai Cũng Muốn Nhưng Không Phải Muốn Là Có

Luồng xanh là trạng thái lý tưởng nhất vì hàng được thông quan gần như ngay lập tức sau khi đóng thuế. Với các doanh nghiệp tuân thủ chuẩn chỉnh, không vi phạm, không sửa/hủy tờ khai nhiều, hệ thống sẽ “ưu ái” hơn.

Tại sao mọi doanh nghiệp đều khao khát luồng xanh?

Vì luồng xanh giúp:

• Giảm tối đa chi phí: không kiểm hóa → không mất phí mở cont, nâng hạ, lưu kho.

• Tốc độ nhanh: hàng về có thể giao ngay trong ngày.

• Tối ưu dòng tiền: không vốn đọng do hàng nằm chờ.

Nhưng… đây là chỗ nhiều doanh nghiệp hiểu sai:
Luồng xanh không đồng nghĩa 100% an toàn.

Nếu cơ quan Hải quan nghi ngờ, họ có quyền “bẻ luồng”, yêu cầu kiểm hóa dù tờ khai đang xanh.

2. Luồng Vàng – Khó Nhất Không Phải Giấy Tờ, Mà Là Tâm Lý “Lo Lắng”

Luồng vàng yêu cầu kiểm tra hồ sơ giấy, chứng từ gồm: invoice, packing list, hợp đồng, C/O, catalogue, giấy phép chuyên ngành…

Vấn đề lớn nhất của doanh nghiệp rơi vào luồng vàng?

• Hồ sơ không đồng nhất thông tin → lệch invoice/packing → bị yêu cầu giải trình.

• Hàng thuộc nhóm phải xin kiểm tra chuyên ngành → chậm 2–7 ngày.

• Giá khai báo thấp hơn mức nghi ngờ rủi ro → bị yêu cầu tham vấn giá.

Điều làm doanh nghiệp “đau đầu” nhất không phải quy trình, mà là:

“Bên mua hối, bên vận tải hối, kho hối – còn doanh nghiệp thì… chờ hồ sơ.”

3. Luồng Đỏ – Nơi Doanh Nghiệp Dễ “Dính Đòn” Nhất Nếu Không Chuẩn Chỉ

Luồng đỏ yêu cầu kiểm tra hồ sơ + kiểm tra hàng hóa thực tế.
3 mức kiểm hóa:

• Kiểm 100%

• Kiểm 10%

• Kiểm 5%

Nếu phát hiện sai → kiểm đến khi ra kết quả cuối cùng.

Những lý do phổ biến dẫn đến luồng đỏ:

• Mặt hàng rủi ro cao (điện tử, máy móc cũ, thực phẩm, thiết bị đặc thù).

• Lịch sử vi phạm trước đó.

• Giá khai quá thấp so với cơ sở dữ liệu.

• Sai mã HS, sai trị giá, sai tên hàng.

Luồng đỏ không nguy hiểm nếu bạn khai đúng – nhưng cực kỳ nguy hiểm nếu bạn khai sai.
Một lỗi nhỏ có thể khiến doanh nghiệp:

• bị phạt tiền,

• bị ấn định thuế,

• bị ghi nhận vào hệ thống rủi ro → các tờ khai sau dễ rơi đỏ tiếp.

IV. Làm Sao Để Tăng Tỷ Lệ Vào Luồng Xanh?

Nói thật: không ai đảm bảo “100% vào xanh” được.
Nếu ai cam kết điều đó → hoặc họ không hiểu hệ thống, hoặc họ đang nói dối.

Nhưng doanh nghiệp hoàn toàn có thể tăng xác suất bằng cách:

1. Giữ hồ sơ chuẩn – thống nhất – không sai sót

Sai tên hàng, thiếu thông tin, khai giá “ảo”… là đủ rơi luồng vàng/đỏ.

2. Hạn chế hủy – sửa – truyền đi truyền lại

Hệ thống coi đây là hành vi rủi ro.

3. Minh bạch – hợp tác với cán bộ hải quan

Một thái độ thiếu hợp tác có thể khiến doanh nghiệp bị đưa vào diện theo dõi.

4. Duy trì lịch sử tuân thủ tốt ít nhất 12 tháng

Hệ thống lấy dữ liệu 1 năm để đánh giá DN.

5. Đừng “ép giá càng thấp càng tốt”

Giá không thể thấp hơn biên độ thị trường một cách phi lý.
Rất nhiều doanh nghiệp “ham rẻ” → rơi vào tham vấn giá → trễ hàng 5–7 ngày.

6. Kết Quả Phân Luồng Được Trả Khi Nào?

Theo quy định trong Thông tư 39/2018/TT-BTC:
Kết quả phân luồng được trả ngay sau khi hệ thống VNACCS tiếp nhận tờ khai.

Tức là:
Doanh nghiệp truyền xong → vài giây sau hệ thống trả màu.

V. “Siêu Xanh” – Có Thật Không Hay Chỉ Là Câu Chuyện Truyền Miệng?

Có thật.
Nhưng chỉ áp dụng cho doanh nghiệp:

• đóng góp GDP cực lớn,

• tuân thủ tuyệt đối,

• đã đăng ký doanh nghiệp ưu tiên.

Ví dụ: Samsung, Canon, Hyundai…

Dù vậy, “siêu xanh” cũng không phải bất tử.
Nếu nghi ngờ rủi ro → Hải quan có quyền kiểm hóa ngay.

Điều doanh nghiệp cần nắm

• Phân luồng là công cụ đánh giá rủi ro, không phải hình phạt.

• Doanh nghiệp càng minh bạch, càng dễ vào xanh.

• Hiểu cơ chế phân luồng = giảm 50% rủi ro khi làm thủ tục.

• Làm sai → hệ thống ghi nhớ → luồng đỏ là chuyện sớm muộn.