Quy trình nhập khẩu ủy thác hàng Trung Quốc về Việt Nam

Vì sao ủy thác nhập khẩu đang “hot” trở lại?

Nếu bạn đang bán hàng online hoặc nhập sỉ từ Trung Quốc, cảm giác “đau” nhất không phải là tìm được nguồn—mà là làm sao để hàng về đều và hợp thức được giấy tờ. Chỉ cần một lô bị giữ, trễ 7–10 ngày là bạn thấy ngay: khách hủy đơn, dòng tiền kẹt, quảng cáo đang chạy cũng phải tắt vì không có hàng giao. Ủy thác nhập khẩu vì thế trở thành lựa chọn của nhiều chủ shop và doanh nghiệp nhỏ: bạn tập trung bán, còn phần pháp lý – hồ sơ – thông quan để một đơn vị có kinh nghiệm đứng tên xử lý.

Nhập khẩu ủy thác hàng Trung Quốc là gì?

Nhập khẩu ủy thác (ủy thác nhập khẩu) hiểu đơn giản là: bạn không trực tiếp đứng tên trên tờ khai nhập khẩu, mà ủy quyền cho một công ty dịch vụ đứng tên nhập khẩu và làm toàn bộ thủ tục cần thiết. Hai bên ký hợp đồng ủy thác, thống nhất trách nhiệm và chi phí; bên nhận ủy thác sẽ đại diện khai báo hải quan, chuẩn bị chứng từ, xử lý thông quan, và bàn giao hàng cùng bộ hồ sơ sau khi hoàn tất. Đây là “đường đi” phù hợp khi bạn chưa có đội xuất nhập khẩu nội bộ, chưa tự tin về pháp lý, hoặc muốn tối ưu thời gian vận hành.

Ủy thác nhập khẩu giúp bạn “nhẹ đầu” ở điểm nào?

Điểm lợi nhất của ủy thác không nằm ở chuyện “đỡ làm giấy tờ” cho vui, mà nằm ở đỡ rủi ro sai. Sai HS code, sai bộ chứng từ, thiếu giấy kiểm tra chuyên ngành—mấy cái này mới là thứ làm doanh nghiệp mất tiền thật. Khi đi ủy thác, bạn thường biết trước chi phí theo gói, có hợp đồng ràng buộc, và quan trọng hơn: hàng có cơ sở pháp lý rõ ràng để phục vụ bán hàng lâu dài (đặc biệt khi bạn cần hóa đơn VAT, hạch toán chi phí, hoặc bán B2B). Tuy nhiên, lợi ích chỉ đúng khi bạn chọn đúng đơn vị: làm ẩu thì ủy thác vẫn “toang” như thường.

Hạn chế của ủy thác nhập khẩu: đừng nghe mỗi “tiện”

Ủy thác không phải thần dược. Bạn sẽ trả thêm phí dịch vụ/hoa hồng ủy thác (thường tính theo % hoặc theo gói), và có thể phải phối hợp cung cấp hồ sơ đúng thời điểm. Một rủi ro nữa là: nếu hợp đồng không rõ, bạn rất dễ gặp cảnh “phí phát sinh” hoặc tranh chấp trách nhiệm khi hàng trễ/hỏng. Vì vậy, ủy thác chỉ thật sự “đáng” khi bạn xem nó như mua sự an toàn và sự ổn định, chứ không phải mua sự rẻ.

Khi nào bạn nên dùng dịch vụ ủy thác nhập khẩu?

Bạn nên cân nhắc ủy thác khi rơi vào các tình huống: (1) chưa có tư cách pháp nhân/không đủ điều kiện đứng tên nhập khẩu; (2) không có đội chuyên xuất nhập khẩu nên tự làm sẽ tốn thời gian và dễ sai; (3) cần lô hàng về ổn định để xoay vòng vốn; (4) hàng thuộc nhóm có yêu cầu hồ sơ chặt hơn và bạn muốn giảm nguy cơ bị giữ. Nói ngắn gọn: khi chi phí “làm sai” cao hơn chi phí “thuê đúng”, ủy thác là lựa chọn hợp lý.

Quy trình nhập khẩu ủy thác hàng Trung Quốc về Việt Nam

Quy trình chuẩn thường không dừng ở 5 bước “trơn tru” như bài gốc hay viết. Thực tế làm nghề, mình luôn coi có 3 điểm sống còn: hợp đồng – thuế – chứng từ. Dưới đây là quy trình liền mạch theo cách doanh nghiệp vận hành thật.

Bước 1: Ký hợp đồng ủy thác – chốt rõ trách nhiệm ngay từ đầu

Hợp đồng không chỉ ghi tên hàng – số lượng – giá trị, mà phải làm rõ: ai chịu rủi ro khi thiếu chứng từ, ai chịu chi phí nếu phát sinh kiểm tra, thời gian dự kiến, điều khoản bồi thường, và đặc biệt là cách xuất hóa đơn/ghi nhận chi phí sau khi hàng về. Nếu hợp đồng chỉ “ngắn gọn cho nhanh”, bạn đang tự mở cửa cho tranh cãi. Với góc nhìn SEO lẫn vận hành, đây là điểm tạo trust mạnh nhất: khách đọc thấy bạn làm bài bản.

Bước 2: Xác định HS code & bức tranh thuế ngay từ đầu 

Ở ủy thác nhập khẩu, thuế là phần “đau ví” nhất nếu không kiểm soát trước. Nguyên tắc ngành của mình là: trước khi thanh toán, phải biết ít nhất 3 khoản:

• Thuế nhập khẩu: với hàng Trung Quốc, nếu có C/O form E hợp lệ và đáp ứng điều kiện ưu đãi ACFTA thì thuế nhập khẩu thường = 0% (nhưng vẫn phải khai đúng).

• VAT: tùy mặt hàng theo quy định.

• Thuế đặc thù/rủi ro khác: có thể gồm thuế chống bán phá giá (AD), thuế tiêu thụ đặc biệt, hoặc yêu cầu kiểm tra chuyên ngành (kéo theo chi phí và thời gian).

Đây là chỗ nhiều bài viết “né” vì sợ dài. Nhưng người kinh doanh cần đúng thứ này để tính dòng tiền.

Bước 3: Thanh toán tiền hàng & chứng từ thanh toán

Bên nhận ủy thác thường đứng ra thanh toán cho nhà cung cấp theo thỏa thuận (EXW/FOB/CIF…). Điểm quan trọng không nằm ở “đã chuyển tiền”, mà là lưu được chứng từ thanh toán để hoàn thiện bộ hồ sơ sau này. Nếu bạn muốn làm ăn lâu dài, đừng xem việc này là thủ tục—nó là nền để hợp thức hóa chi phí.

Bước 4: Gom hàng – vận chuyển quốc tế – kiểm tra trước khi về

Tùy mô hình, hàng sẽ được gom tại kho Trung Quốc, kiểm đếm theo đơn, đóng kiện phù hợp và đưa vào tuyến vận chuyển về Việt Nam. Ở bước này, một đơn vị ủy thác tốt sẽ giúp bạn giảm lỗi kinh điển: sai biến thể, thiếu số lượng, đóng gói kém gây hỏng vỡ. Nghe thì “nhỏ”, nhưng đây là thứ làm chủ shop mất khách nhanh nhất.

Bước 5: Khai báo hải quan – thông quan – xử lý kiểm tra (nếu có)

Đây là lúc bộ hồ sơ phát huy tác dụng. Bên nhận ủy thác sẽ khai tờ khai, nộp/hoàn thiện giấy tờ, phối hợp kiểm tra khi cơ quan chức năng yêu cầu. Nếu hàng thuộc nhóm nhạy cảm (thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị có yêu cầu chất lượng, pin, hóa chất…), thời gian và yêu cầu chứng từ sẽ khác. Vì vậy, quy trình “đẹp như sách” chỉ đúng khi bạn chuẩn bị đúng ngay từ bước 2.

Bước 6: Bàn giao hàng & bàn giao bộ chứng từ

Kết thúc ủy thác không phải là “giao hàng là xong”, mà là bàn giao đủ bộ hồ sơ để bạn sử dụng: hóa đơn dịch vụ, chứng từ nhập khẩu theo thỏa thuận, và các giấy tờ liên quan để hạch toán/giải trình khi cần. Một đơn vị ủy thác tốt sẽ khiến bạn “nhẹ đầu” thật sự ở bước này, vì bạn không phải chạy đi chạy lại gom giấy tờ.

Ủy thác theo chính ngạch hay tiểu ngạch: nói thẳng để bạn chọn đúng

Nếu mục tiêu của bạn là làm thương hiệu, bán lâu dài, cần hóa đơn VAT, không muốn run tay mỗi lần siết biên, thì ủy thác theo chính ngạch là lựa chọn hợp lý. Nó đòi hỏi chuẩn hồ sơ hơn, nhưng đổi lại bạn nhận được sự ổn định và khả năng mở rộng. Còn nếu bạn chỉ thử mẫu, đơn nhỏ, chấp nhận rủi ro và không đặt nặng chứng từ, có thể bạn sẽ nghe ai đó rủ “đi tiểu ngạch cho nhanh”. Nhưng với góc nhìn quản trị rủi ro, tiểu ngạch là giải pháp tình thế—không phải chiến lược.

Xem thêm: Chính ngạch là gì? Tiểu ngạch là gì? Hiểu đúng để không mất tiền

Tiêu chí chọn công ty ủy thác nhập khẩu

Chọn đơn vị ủy thác giống chọn “người cầm lái” cho lô hàng của bạn. Đừng chỉ hỏi “phí bao nhiêu %”, hãy nhìn vào: độ rõ ràng hợp đồng, khả năng tư vấn thuế/HS/kiểm tra chuyên ngành, hệ thống kho bãi – tuyến vận chuyển, quy trình kiểm hàng, và chính sách bồi thường/bảo hiểm. Một công ty chuyên nghiệp sẽ trả lời rành mạch, không né tránh, và dám cam kết bằng điều khoản. Còn nơi nào trả lời kiểu “cứ gửi hàng qua em lo hết” nhưng không nói rõ hồ sơ – thuế – rủi ro, thì bạn hiểu rồi đó: đến lúc có biến là bạn tự gánh.

Tại sao nên chọn Hoa Nam Logistics làm đối tác vận chuyển chính ngạch Trung – Việt?

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển Trung Việt, Nhập Hàng China luôn mang đến những giá trị tốt nhất cho khách hàng thông qua giải pháp vận chuyển toàn diện nhất:

• Chuyên tuyến Trung - Việt, hiểu sâu loại hàng nội địa, hàng sỉ, hàng lô.
• Hàng luôn về đúng hẹn 2-4 ngày, không lo kiểm hóa tắc biên
• Đội ngũ am hiểu thủ tục và vận tải, giúp lô hàng đi đúng tuyến, đúng luật, hạn chế tối đa rủi ro.
• Cam kết bảo hiểm hàng hóa lên đến 100%
• Quy trình rõ ràng, hỗ trợ từ A–Z, phù hợp cả với người mới và doanh nghiệp đã có kinh nghiệm.
• Mỗi đơn hàng, khách hàng sẽ có 1 chuyên viên giàu kinh nghiệm tư vấn riêng 1:1, sẵn sàng hỗ trợ 24/7
• Đặt lợi ích khách hàng lên trước, minh bạch chi phí, nói trước những rủi ro có thể phát sinh.

👉 Hãy liên hệ ngay với Hoa Nam Logisitcs để được:

• Tư vấn miễn phí về phương án vận chuyển chính ngạch phù hợp với ngành hàng của bạn
• Nhận báo giá chi tiết, rõ ràng, không phí ẩn
• Lên kế hoạch vận chuyển & nhập hàng lâu dài, giúp bạn yên tâm phát triển kinh doanh

Kết luận

Ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc về Việt Nam không phải để bạn “đỡ cực”, mà để bạn đỡ sai, đỡ rủi ro, và xoay vốn đều. Làm đúng thì bạn nhận được: quy trình rõ, chi phí dự báo được, hồ sơ đủ để đi đường dài. Làm sai thì ủy thác cũng thành “ủy thác rủi ro” như thường. Nên thay vì hỏi “có nên ủy thác không”, hãy hỏi đúng câu: ủy thác với ai, theo mô hình nào, và kiểm soát thuế/chứng từ ra sao.