Thủ Tục Kiểm Tra Chất Lượng Hàng Hóa Nhập Khẩu

1. Vì sao nhiều chủ hàng hoảng loạn khi hàng về nhưng không thông quan nổi?

Không ít doanh nghiệp rơi vào cảnh hàng đã cập cảng nhưng bị “treo” vì thiếu hồ sơ kiểm tra chất lượng. Đa phần chủ hàng chỉ lo giá nhập – thuế – vận chuyển, mà quên rằng hàng nhóm 2 (hàng có khả năng gây mất an toàn) thuộc quyền quản lý của Bộ Khoa học & Công nghệ.

Chỉ cần sai 01 hồ sơ, thiếu 01 giấy, khai sai tiêu chuẩn công bố → lô hàng lập tức bị giữ, phát sinh lưu container, lưu bãi 5–20 triệu/ngày.
Đó mới là thứ khiến nhiều doanh nghiệp “đốt tiền” mà không ai nói rõ ngay từ đầu.

Vấn đề nằm ở việc chủ hàng không hiểu sự khác nhau giữa:

• Hàng có khả năng gây mất an toàn → kiểm tra theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia nhưng linh hoạt: có thể dùng tự đánh giá hoặc kết quả từ tổ chức giám định.

• Hàng nhóm 2 bắt buộc kiểm tra nghiêm ngặt → chỉ được chấp nhận kết quả của tổ chức chứng nhận được CHỈ ĐỊNH.

→ Đây là điểm mà rất nhiều doanh nghiệp nhầm → nộp sai loại hồ sơ → bị trả lại → kéo dài thời gian xử lý.

Ngoài ra, các lỗi cực phổ biến:

• Nhãn hàng hóa không đúng chuẩn VN → bị yêu cầu khắc phục trong 10 ngày

• Chứng nhận chất lượng của nhà máy Trung Quốc không trùng với hồ sơ công bố → bị đánh “không phù hợp”

• Không nộp đủ hồ sơ trong hạn 25 ngày → cơ quan kiểm tra đánh lô hàng “không hoàn thiện”

• Không kê khai đúng quy chuẩn → phải kiểm tra sâu theo Điều 9, mất thêm 3–10 ngày

Những lỗi này không phải lỗi của cơ quan, mà chủ yếu do doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm.

2. Quy trình thực hiện thủ tục kiểm tra chất lượng

2.1. Bước 1 – Tiếp nhận hồ sơ

Người nhập khẩu phải nộp hồ sơ tại Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Tuy nhiên, đại đa số chủ hàng không biết mẫu hồ sơ yêu cầu không chỉ là một bộ giấy tờ, mà phải khớp 100% với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia của nhóm hàng.

👉 Nếu hồ sơ sai hoặc thiếu, cơ quan kiểm tra chỉ ghi nhận và yêu cầu bổ sung.
👉 Bạn có 25 ngày để hoàn thiện – trễ là bị đánh “không hoàn thiện hồ sơ”, lô hàng bị kiểm tra sâu tại kho.

Những hồ sơ bắt buộc gồm:

• Giấy đăng ký kiểm tra

• Kết quả tự đánh giá hoặc chứng nhận/giám định phù hợp quy chuẩn

• Cam kết chất lượng theo tiêu chuẩn công bố

Nghe đơn giản nhưng do doanh nghiệp không hiểu tiêu chuẩn quốc gia → nộp sai → vòng đi vòng lại vài lần.

2.2. Bước 2 – Xử lý hồ sơ: Giai đoạn dễ gây “đau tim” nhất cho doanh nghiệp

Đây là giai đoạn phân loại và đưa ra kết quả sơ bộ. Và chính tại đây, doanh nghiệp thường bị “vướng”.

Ba tình huống có thể xảy ra:

1) Hồ sơ đầy đủ – phù hợp → ra thông báo đạt trong 01–03 ngày

Đây là “điều kiện lý tưởng”.
Nhưng thực tế số doanh nghiệp đạt ngay lần đầu rất ít, vì hồ sơ nhóm 2 yêu cầu độ chính xác cao.

2) Hồ sơ đầy đủ nhưng không phù hợp → yêu cầu khắc phục

Có 2 lý do dẫn đến “không phù hợp”:

• Nhãn hàng hóa không đạt → phải sửa trong 10 ngày

• Chứng chỉ chất lượng không khớp → bị đánh rớt và báo cáo lên cấp trên xử lý theo NĐ 132/2008

Đây là lỗi cực phổ biến vì nhà máy Trung Quốc thường cấp chứng nhận không tương thích quy chuẩn Việt Nam.

3) Hồ sơ thiếu → yêu cầu bổ sung trong 25 ngày

Nếu quá hạn mà không bổ sung, lô hàng bị đánh dấu “không hoàn thiện”, và cơ quan kiểm tra sẽ
→ tiến hành kiểm tra tại kho của bạn, tốn thời gian – tốn chi phí – ảnh hưởng tiến độ giao hàng.

2.3. Bước 3 – Trả kết quả: Nhanh hay chậm phụ thuộc 90% vào hồ sơ ban đầu

Kết quả được trả trực tiếp hoặc qua bưu điện. Thời gian giải quyết:

• Hàng đánh giá theo tự công bố / tổ chức giám định: 01 ngày

• Hàng yêu cầu tổ chức chứng nhận chỉ định: 03 ngày

Nhưng đây chỉ là thời gian xử lý sau khi hồ sơ hợp lệ.
Nếu hồ sơ vòng đi vòng lại, tổng thời gian có thể kéo từ 3 ngày → 30 ngày.

Nỗi đau của doanh nghiệp:

• Container bị lưu → mất 1–2 triệu/ngày

• Hàng giao chậm → mất khách, mất hợp đồng

• Đơn hàng tiếp theo bị nghẽn dây chuyền

Vì vậy, vấn đề không phải “quy trình lâu”, mà là doanh nghiệp thiếu chuẩn bị từ đầu.

3. Hồ sơ cần nộp – thứ quyết định 80% việc bạn có thông quan nhanh hay không

Bộ hồ sơ chuẩn phải đảm bảo 3 yếu tố: đúng mẫu – đúng tiêu chuẩn – đúng quy chuẩn.

Các giấy tờ cần có:

• Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng

• Kết quả tự đánh giá hoặc chứng nhận/giám định

• Cam kết chất lượng phù hợp QCVN
  → Thiếu 1 trong 3 là rớt.

Lời khuyên của mình với tư cách là chuyên gia trong lĩnh vực vận chuyển chính ngạch từ Trung Quốc về Việt Nam với hơn 10 năm kinh nghiệm:
Đừng bao giờ để nhà cung cấp Trung Quốc tự chuẩn bị chứng chỉ mà không kiểm tra tính phù hợp tại Việt Nam.
80% chứng nhận từ Trung Quốc KHÔNG KHỚP QCVN Việt Nam.

Yêu cầu điều kiện – không phải hàng nào cũng phải kiểm tra, nhưng đã dính “nhóm 2” thì không né được: 

Hàng nhóm 2 là hàng có khả năng gây mất an toàn và được quản lý bằng Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia.
Các loại hàng khác cũng có thể bị kiểm tra nếu có dấu hiệu không đảm bảo an toàn.

Nếu doanh nghiệp bỏ qua bước đăng ký kiểm tra chất lượng trước khi lưu thông:
→ Lô hàng có thể bị thu hồi, phạt hành chính, thậm chí buộc tái xuất.

Đây không chỉ là giấy tờ – đây là rủi ro pháp lý thực sự.

4. Làm sao để không bị “treo hàng” khi làm kiểm tra chất lượng?

Nếu bạn muốn giảm 80% rủi ro, lời khuyên thực chiến của mình là:

• Chuẩn bị hồ sơ đúng QCVN trước khi hàng tới cảng

• Kiểm tra nhãn – tiêu chuẩn – chứng nhận của nhà máy sang tiếng Việt

• Đối chiếu quy định của Bộ KH&CN theo từng nhóm hàng

• Ưu tiên những đơn vị vận chuyển có hỗ trợ trọn gói kiểm tra chất lượng

Và quan trọng nhất:
Đừng để hồ sơ sai ngay từ bước đầu tiên – vì sau đó sửa là rất khổ.